Google Chrome拡張機能をご存知ですか？
世界で高いシェアを誇る「Google Chrome」ブラウザに、好きな機能をカスタマイズして追加できるサービスのことです。実は、このGoogle Chrome拡張機能はGmail向けの機能もあり、上手に使うことで業務効率化につながるツールになります。

現在、社内でのやり取りではSlackやChatworkといったチャットツールが主流になりつつあるようですが、社外のやり取りとなるとまだまだメールが使われています。
特にまだ独自ドメインのメールアドレスを持っていないスタートアップなどでは、Gmailを使うケースが多いのではないでしょうか。

今回は、メール業務にかかる時間を短縮できる無料おすすめツールをご紹介します。

業務効率化に役立つおすすめ拡張機能3選

重要なメールをリマインドしてくれるBoomerang for gmail

最初にご紹介するBoomerang for gmailは、指定した時間にメールを「メイン」タブの一番上に戻してくれる拡張機能です。
一度アーカイブしたメールや、他のメールに埋もれてしまったメールがブーメランのように戻ってくることから、Boomerangと名付けられています。

この機能は、重要なメールが多いものの、メインタブは整理にしておきたいという方におすすめです。有料プランも存在しますが、無料プランでも月に最大10通のメッセージをリマインドできます。

Boomerang for gmailの良いところは、Webだけでなくスマートフォンにも対応している点です。
アプリをダウンロードし、Gmailアカウントと連携するだけで利用できます。直感的に操作できるのもアプリの特徴です。

あとで返信しようと思って忘れてしまったり、重要なメールが見つからなくて探すのに苦労したり、といったことがなくなるので、メール業務が非常に効率化されそうです。

相手に届いたかどうかを確認できるYesWare

自分が送信したメールを追跡できる拡張機能です。
受信者がメールを開封したタイミングやメール内のリンクをクリックしたタイミングをリアルタイムで通知してくれます。
取引先へ送る重要なメールなど、しっかり届いたかを確認したい場合にこのプラグインがとても役立ちます。

使い方はとても簡単です。
公式サイトからプラグインをダウンロードし、連携するGmailアカウントを設定すると画面がYesware仕様になります。

追跡を行うメールには、メール作成画面に出てくるチェックボックスの「Track」にチェックを入れて送信します。

メールが無事に届き、そのメールが開封されると、画面上部の「Tracking」タブに通知が来ます。

この通知を開くと、誰が・いつ・どこで・何の端末でメールを開いたかを確認することができます。

メールを送っても返信がないと、ちゃんと届いたのか、ちゃんと見られているのか心配になることがあると思いますが、このプラグインを入れておくとその不安がなくなり、やり取りが大変スムーズになります。

英文の文法ミスを校正してくれる Grammarly

最後にご紹介するのはGrammarlyという拡張機能です。
作成した英文を自動スキャンすることで、文法のミスを正しく直してくれます。
普段から英語のメールを送る方はもちろん、たまに英語でメールを書くもののライティングにあまり自信がないという方へおすすめのツールです。

こちらも使い方はとても簡単です。
公式サイトからプラグインをダウンロードします。

まず、英語を使う目的と直してほしいレベルを入力します。

そして専用のドキュメントに英文を貼りつけると、間違っている場所をピックアップしてくれるだけでなく、正しい英語表記まで教えてくれます。
その他にも何文字書いているのか、自分がネイティブに近い表現を使っているのか、英文がどのくらい読みやすいのかということまで自動で分析してくれます。

Gmailだけでなく、FacebookやTwitterなどのSNSやWordPressといったブラウザでテキストを入力するものすべてに使うことができるので、手放せないツールになりそうです。
社内の人に頼むより添削にかかる時間を大幅に削減でき、海外とのやり取りが格段にスムーズになるでしょう。

まとめ

いかがでしょうか。
社外とのやりとりが多い方にとっては、特にメールは欠かせないツールだと思います。
少しの工夫で大きく役に立つGoogle Chrome拡張機能を活用し、身近なところから業務効率化を目指す一歩として、ぜひこの記事を参考にしてみてください。