最近、定型業務を自動化する方法の一つとして、RPAが注目されています。同じように定型業務を自動化するツールとして、Excelのマクロ機能を使ったことのある方も多いかもしれません。それぞれどのような特徴があり、どのように使い分ければよいのか、疑問に思う方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回はRPAとExcelマクロの違いやそれぞれの活用方法についてご紹介します。

定型業務の自動化を実現するRPAとは？

RPAの基本概念

RPA（Robotic Process Automation：ロボティックプロセスオートメーション）とは、予め設定されたルールに沿って、人間の代わりに業務を効率化するロボットシステムのことです。

Webデータベースから決められたデータを自動で取得したり、それを決められたルールで処理したりといったことができます。特に定型業務の自動化で大きな効果を発揮することから、ホワイトカラー業務で使われることが多いです。

人手不足解消や業務効率化を目指すための手段として導入する企業は増えており、近年注目を集めています。

RPAについて詳しく知りたい方はこちらへ
【簡単解説】RPAとは？効率化のポイント・事例も併せて紹介

RPAの特徴

RPAの特徴としては、CRMやチャットbotのようなアプリケーションと連携し、データを自動で更新や記録ができるという点です。そして人間の手を介さずにロボットがいつでも業務を行ってくれるので、時間の制約がないという点でも対応できる業務の幅が広がります。Excelマクロの場合は、人間が手作業で[実行]する必要があるので、業務時間内でしか対応できません。

またExcelマクロよりもデータ処理が早く、大量のデータを扱うのに適しています。

Excelマクロとは？

Excelマクロの基本情報

Excelはマイクロソフト社の製品で、表計算ソフトとして知られています。Excelの中に搭載されているマクロは、Excelで行った複数の手順を含む作業を記録し、あとから同じ作業を人の指示で自動的に実行できるようにする機能のことです。「マクロの記録」というボタンを押すと、動作の記録を行います。

例えば、指定の箇所にデータを貼り付けるだけでグラフや表が自動で作成されたり、一つのセルに入っている情報を複数のセルに分割したりといったことができます。

Excelマクロの特徴

Excelマクロは、上述の通りボタン一つで作業を記録することもできますが、中には記録されない作業もあります。その場合には、VBA（Visual Basic for Applications）というプログラミング言語を用いて自分でマクロを作成する必要があります。必ずしも、簡単に自動化ができるとは言えません。

しかし、このVBAにおいては、AccessやWordなどの他のOfficeオフィスアプリケーションやOffice以外のマイクロソフト社の一部ソフトウェアを制御する機能もあるので、プログラミングスキルを取得すると自動化できる作業の選択肢が広がります。

RPAとExcelマクロの違い

コスト面

Excel自体は基本的に無料で利用でき、マクロを開発する際も基本的にコストはかかりません。一方のRPAも、無料で利用できるものやトライアル版（UiPathなど）もあります。ただ、機能面やサポート面で制限があるので、複雑な業務の自動化をしたい場合やサポート面を重視するなら有料版が必要です。

しかし、RPAのランニングコストは一般的に独自のシステムを構築する場合に比べると安価に抑えられます。まず、無料版で試してみてから有料版に切り替えると無駄なコストをかけずに済みそうです。

プログラミングスキルの必要性

RPAでもプログラミング知識が必要な場合もありますが、基本的にはテンプレートが用意されており、フローチャートを組むだけで済むものが多く、ノンプログラミングでも複雑な業務を自動化できます。しかしExcelマクロはより複雑な業務に対応しようと思うとある程度のプログラミング知識が必要です。

ですので、マクロを組むのに必要なプログラミングのスキルに不安を感じている場合は、RPAを活用した方が時間をかけずにしかも複雑な業務でもスムーズに自動化ができるでしょう。

他のツールとの連携

RPAでは、社内で使っている他のシステムやソフトウェアと連携することでより多くの業務を自動化できます。例えば、SalesforceのようなCRMツールと連携すれば、営業活動に必要な情報収集から顧客管理、売上管理まで一元管理しながら効率化を実現できます。

一方Excelマクロではoffice製品との連携が主となってしまいます。Wordで作成した表や文章を自動的に登録することができますが、Excel内で完結させる必要があります。

処理できるデータ量

RPAの利用が適しているのは、多くのデータを扱う時です。サーバーでの操作となるので、PCの性能に依存しません。大量のデータを処理できる他のアプリケーションと連携し、膨大な顧客情報やデータ管理を行うならば一度に処理できるRPAが適していると言えるでしょう。

一方のExcelマクロでは、PCのスペックによって処理速度が変わってしまいます。一度に大量のデータを扱うと処理速度が遅くなりかねませんし、実際に処理できるデータ量は少なくなります。

セキュリティ面での安全性

Excelマクロであれば、Excelファイル内で処理が完結するので、ファイル自体を流出しなければ情報漏洩の心配がありません。

RPAもセキュリティ面はしっかりしていそうな印象があるかもしれませんが、自動化をするにあたり様々なロボットを管理することになります。インターネット通信を使う場合は、ロボットへの不正アクセスが発生したり、外部ツールと連携している場合は誤作動が発生したりすることにより、情報漏洩のリスクが存在します。

プログラミングのスキルがなくても開発ができるというメリットがある反面、セキュリティ対策がしっかりできていないと安心して利用できないので注意が必要です。

まとめ

一見するとRPAもExcelマクロも機能面では変わらなさそうですが、実際は使えるアプリケーションや費用、データ量で違いがあります。

働き方改革や業務効率化が求められる今、手作業での業務を抜本的に見直していく必要があります。業務や目的に応じて、定型業務の自動化が容易なRPAやExcelマクロを導入してみてはいかがでしょうか。