業務効率化の方法の一つに、RPAの導入があります。ただRPAは経理部門や人事部門などバックオフィス業務に導入されることが多いため、営業部門での導入はイメージがつきにくいかもしれません。

とはいえ、営業部門では「実は営業活動に集中できていない」という課題があります。今回は、RPAを営業部門に導入することによる効果についてご紹介します。

営業部門の業務効率化を実現するRPAとは？

RPAの基本概念

RPA（Robotic Process Automation：ロボティックプロセスオートメーション）とは、予め設定されたルールに沿って、人間の代わりに業務を効率化するロボットシステムのことです。AIのように判断軸を持たないので、主に顧客情報の入力・更新といった定型業務の多いホワイトカラー業務で導入され、生産性向上を手助けする役割を持っています。

業務が自動化されると聞くと、「RPAに仕事を奪われるのではないか」と不安になる方もいるかもしれませんが、RPAは人間にとって素晴らしいパートナーです。なぜなら、RPAが定型業務を自動化することで、私たちは創造的な仕事に集中できるようになるからです。

また、RPAは安価な製品が多く、プログラミングの知識がなくても活用しやすいため、AIより導入しやすいのが特徴です。RPAを導入することで、人が作業するよりミスなく短時間で定型業務を完結できます。

RPAについての説明はこちら
【簡単解説】RPAとは？効率化のポイント・事例も併せて紹介

営業活動における業務効率化の重要性とは？

営業活動において、「実務に時間を割きたくてもなかなか割けない……」という経験をしたことはありませんか？実は営業職でも、情報収集や顧客管理、資料作成といった定型業務は意外と多く、どうしても時間がかかってしまうものです。

本来営業活動で行うべきは、商談などのコミュニケーションを通して顧客との関係性を強化し、受注につなげることです。しかし顧客リストを作成するために情報を収集し、既存顧客からの受注管理まで行うとなると、本来注力すべき業務に時間を割けなくなってしまいます。

営業活動における定型業務の効率化は非常に重要であり、その効率化のためにRPAが注目されているのです。

営業活動においてRPAができること

営業活動に関する業務の中で、RPA導入によって効果が見込めるものを3点ご紹介します。

①情報収集の自動化

収集した情報データの保存や管理をRPAが行います。例えばインターネットで複数のサイトから特定の情報を収集してExcelに転記したり、特定のキーワードの検索結果（URL）を自動で一覧にしたりといったことが可能になります。さらにSFA（営業支援ツール）と連携すれば、自動抽出した見込み顧客データをツールに取り込み、自動で営業にToDoを設定することもできるので、営業活動もより一層効率化できます。

②顧客データ管理の自動化

データを自動更新して管理することはもちろん、受注データや販売データなどの複数のデータベースで管理している情報も一元管理できるようになるので、複雑なデータ管理を正確に行えるようになります。また営業が顧客から預かった受注伝票を自動でデータベースに取り込んだり、必要な事務処理をRPAが代替することも可能なので、営業の負担を大幅に軽減できます。

③営業レポート作成の自動化

様々なデータの集計からレポート作成までを自動化します。営業活動では資料作成に時間がかかってしまうことも課題となっています。RPAを導入すれば、必要なデータを登録しておくだけでRPAがシステムから自動で取得し、売上実績や見込み金額を算出して営業レポートを作成します。また作成だけでなく、必要な形に加工することも可能なので、分析にかかる時間の削減にもつながります。

営業活動に活用できるRPAツール

ここでは、実際に営業活動で利用できる製品を2つご紹介します。

WinActor

https://winactor.com/

NTT研究所が提供する「WinActor（ウィンアクター）」は、業務効率化を支援するソフトウェア型ロボットです。Windows上で操作可能なアプリケーションに、業務をシナリオ（ワークフロー）として学習させることで、ユーザーのパソコン上で業務を自動化します。特別なプログラム知識も不要なので、システムエンジニアやプログラマーがいなくても導入できるのが大きな特徴です。WordをはじめとするOffice製品やInternetExplorerなどのあらゆるソフトにも対応しています。

実際に、Web上などで情報収集を行い営業リストを作るといった手動で行っていた作業をWinActorに置き換えると、月に70時間ほどの工数削減につながるそうです。すでに3000社以上の導入実績があるのも安心です。

BizteX cobit

https://service.biztex.co.jp/

BizteX株式会社が提供する「BizteX cobit」は、国内初のクラウドRPAサービスで、データ入力やメール作成業務の負担を削減します。高度な画像認識機能を用いてロボットに行わせる作業を登録・設定できるので、システムやプログラミングに詳しくない部門でも導入しやすくなっています。他にも、特定の部署に設置されているPCだけにインストールする「スタンドアロン型」である点や、月単位で導入ライセンス数を変えられるという点も、BizteX cobitならではの強みです。

営業では、ターゲットリストの作成やSFA（営業支援システム）への入力といった作業はもちろん、交通費精算の自動化することで定型業務にかかる時間を削減することができます。実際に導入した企業では、これらの作業にかかっていた時間を年間で544時間削減できたそうです。

またBizteX cobitはクラウドサービスなので、すぐに利用を開始できるのも大きなポイントです。

まとめ

人手不足の中で積極的な営業活動を行うことは大変難しく、営業活動における業務の効率化はどの企業にとっても急務です。RPAを活用すれば、情報管理や営業レポートの作成などを自動化でき、本来の営業活動に注力することが可能になります。人との関わりが重要な商談をはじめとする営業活動や、人間の思考力や創造性が求められる企画などの業務に注力するためにも、RPAの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

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■事務作業の中でも「請求業務」を効率化するためには？

今回は事務業務を効率化するRPAについてご紹介しました。ただ、費用も掛かりますし、すぐに導入というわけにはいかないものです。

事務作業の中でも特に定型業務が多いのが「請求業務」ですが、請求業務を効率化する簡単な方法の一つが決済代行サービスの導入です。
BtoB掛売り決済サービス「Paid（ペイド）」を導入すれば、請求業務をすべてアウトソーシングでき、本来の業務に注力できる環境を整えることができます。

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