人手不足にあえぐ企業が増える中、バックオフィスの業務を効率化しようと考えている担当者の方も多いでしょう。
なかでも、経理業務は自動化できる場合も多く、様々なツールを駆使すれば業務量を大幅に削減することができます。

経理業務を効率化する方法はたくさんありますが、今回はその中からRPAを紹介します。

RPAとは

RPA（Robotic Process Automation ：ロボティック・プロセス・オートメーション）は、予め設定されたルールに沿って人間の代わりに業務をこなすことができる、パソコンやサーバー上で作動するソフトウェアです。
RPAについて、もっと詳しく知りたい方はこちら：事務業務を効率化するRPAとは？AIとの違いも解説！【簡単紹介】

RPAで効率化できる経理業務の例

RPAで自動化できる経理業務は数多くありますが、その代表例を以下に挙げておきます。

伝票データの入力

企業を経営するうえで、伝票データの入力は避けて通れない業務です。年間何千件ものデータを入力しなければならず、データ入力に専任の人員を充てている企業もあるでしょう。
ただでさえ人手不足が騒がれる経理部門。データ入力担当の社員を他の業務に回すことができれば、他の社員の負担も軽減されるでしょう。
また、人力でやっている限り、入力ミスは避けられません。

そこで役に立つのがRPAです。中には手書き文字を認識できるものもあります。RPAを利用すれば、伝票データの入力業務にかかるコストを大幅に削減することができ、人手不足解消につながることでしょう。また、どんなにデータ量が増えても入力ミスは起こりません。

報告書の作成

税務申告書や決算短信、有価証券報告書などの外部報告書や内部資料の作成も、経理担当者の仕事です。
報告書作成の際には、企業の持つ膨大な量のデータから、それぞれの資料に必要なものを抽出しなければなりません。これには時間も労力もかかるので、負担の大きい業務だといえるでしょう。

しかし、RPAを利用すれば、データの抽出から書類の作成や送信まで、報告書作成業務のほとんどを自動化することができるので、経理業務を大幅に削減することができます。

帳票類の発行

請求書・取引明細書・領収書などを発行する場合、取引の内訳や、内訳ごとの単価、合計金額、日付、支払期限等の入力作業は人力で行われている場合が多いです。

RPAを使用すれば、請求や入金に関するデータを入力するだけで、請求書の発行から領収書の発行までを自動化することができます。

もちろん、RPA以外にも、請求書発行を含めた請求周りの経理業務を削減する方法はあります。
BtoB掛売り決済代行サービス「Paid（ペイド）」 もその一つです。請求書発行から代金回収まで、すべての請求業務を代行します。経理にあまり人手を割くことができない企業におすすめのサービスです。

このようにRPAを使えば、会計・経理業務の大部分を自動化することができます。上記3つだけでなく、以下のような業務領域がRPAの導入によって効率化されるといわれています。

・資産管理
・買掛金、売掛金の管理
・総勘定元帳の管理
・決算処理
・経費精算

これらは全て、業務の標準化が進んでいる領域です。業務がルーティン化されているので、RPA導入の効果が期待できます。

RPA導入のメリット

様々な経理業務の効率化に役立つRPA。
実際に導入すると、どのような恩恵が得られるのでしょうか。ここからは、RPA導入のメリットについて考えます。

適切な人材配置

これまで人が行っていた定型業務をRPAで処理できるようになれば、その分他の業務に人材を配置することができるようになります。定型業務に従事していた人でも、その知識や経験を、他の非定型業務に活かすことができるかもしれません。多くの人材を知的業務に配置することで、生産性を高めることもできます。

人手不足の解消

昨今、労働人口減少のあおりを受けて、慢性的な人手不足に悩む経理部門も多いでしょう。RPAを導入すれば社員のタスクを減らすことができるので、経理業務に必要な人員数を削減することができます。

業務の処理効率が上がる

RPAは、人間よりも速く・正確に定型業務を処理することができます。また、人間とは違い労働時間や集中力、体調などに関わらず作業できるので、長時間稼働させることができます。
そのため、定型業務の処理量そのものを格段に増やすことができるのです。

RPA導入前に必要な準備

RPAはとても有能ですが、導入にはやはり準備が必要です。ここでは、RPA導入前に必要な準備や確認事項について説明します。

業務の可視化

RPAはすべての経理業務を代行できるわけではなく、手順やルールが明確な業務しか自動化できません。そのため、担当者は今実施している業務を可視化し、「どの領域にRPAを導入すべきか」ということを導入前にきちんと検討する必要があります。

まずは、日々の仕事の進め方を記載した業務マニュアルやフロー図などを用意しましょう。そして、その記載内容が日々の業務を正しく表現しているかどうかを確認します。正しく表現できていると判断した場合は、その中でRPAを導入できそうな業務を洗い出します。

具体的に細かく可視化できていないと、RPAを動かすのに必要なロボットファイルを作成することができません。

業務改善の意識

RPAを導入すれば業務を効率化することができますが、肝心なのは効率化した後に何をするのか、ということです。人の業務が減った分、空いた時間や人員をどこに回すのかということをしっかりと議論し、決定しておきましょう。

そうすることで導入への意識が高まり、成功しやすくなります。

RPAツールの調査

RPAと一口に言っても様々なソフトやサービスがあるので、自社に最も適したソフトを見つけなければなりません。
また、一部のRPAツールでは、プログラミングを必要とするものもあるので、専門知識を持つ人材が部署内にいない場合は注意が必要です。

まとめ

社内でも特に人手不足となりやすい経理部門。しかし同時に、定型業務の多さからRPAの導入が容易な領域でもあります。

働き方改革が叫ばれ、業務効率化や労働時間の削減に取り組もうと思っても、人手不足が原因でなかなか環境が変わらない経理部門も多いのではないでしょうか。この記事を参考にRPAを導入し、経理の労働環境改善に活かしてはいかがでしょう。

今まではExcelで業務を自動化していた方もいるのではないのでしょうか。この記事を参考にRPAとExcelを比較し、それぞれの利点を活かした使い方をしてみてもいいかもしれませんね。
詳しくは【簡単解説】RPAとExcelマクロの違いとは？メリットや機能性を紹介をチェックしてみてください。