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ERPとは?統合データベースを作れる!会社で導入するメリットや機能も紹介

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最近のビジネスシーンでは、「ビッグデータ」など、データに関するツールや技術が注目されるようになり、データとビジネスはもはや切り離せない存在となりました。
しかし、その量が膨大すぎるゆえに、管理にてこずっている企業や、各部署で持っているデータをうまく連携できていない企業も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、そんな状況を解決するツール、ERPを分かりやすく紹介します。

ERPとは

ERPは「Enterprise Resources Planning」の略で、企業経営の基本となる資源要素(ヒト・モノ・カネ・情報)を適切に分配し有効活用する計画・考え方のことです。現在では、「基幹系情報システム」を指すことが多く、企業の情報戦略に欠かせない重要な要素です。ERPのシステムの中で、近年特に注目を浴びているのはデータの一元管理機能です。

ERPは、今まで人力で行われてきた会計や購買、在庫管理、人材管理などの業務をシステム化し、さらに周辺情報と連携させていくために発展しました。従来の方法では、業務のシステム化は図れるものの情報の連携はできなかったのです。企業の健康的な経営を実現するには、会計だけではなく販売や在庫などの周辺情報と常に突き合わる必要があるため、ERPが注目を浴び始めたのです。

ERP導入のメリット

業務量の削減

ERPを導入すれば、手動で行わなければならない作業量を最小限に抑えることができます。例えば案件を受注した際、従来のシステムを使っていると、販売業務の管理システムに受注データを入力して請求書を発行した後、あらためて会計システムにデータを入力し、売上を計上しなければなりませんでした。これでは、同じ情報を複数のシステムに入力するという不要な手間が生じてしまいます。

それに対してERPでは、販売業務の管理入力された受注データがそのまま統合データベースに反映されるため、他のシステムに再度入力する必要がありません。転記や入力ミスがなくなり、正確性も高まります。統合データベースで様々なデータを一元管理することで、手動で行う作業を最小限に抑えることができ、業務を削減することができるのです。

業務同士の繋がりや影響の可視化

会社のビジネスは一つの部署で成り立っているわけではありません。日常的に綿密な情報共有をしていないと、他部署と自分の業務がどう影響しあっているのかということは分かりづらいですよね。受注と営業戦略、製品製造のスピードと販売戦略、人材配置と生産性の関連など、企業の業務改善のためには「『個々のデータ』と『全体のデータ』を把握する」ことが重要です。また、常に利益を上げていくためには未来予測も不可欠です。

ERPはデータを一元管理するツールなので、うまく使えば様々な業務同士の関連や、会社全体の課題を解決する方法を見つけやすくなります。さらに、各部署が発行する四半期ごとの報告や目標なども一度に管理できるため、より正確な未来予測もできるようになります。

内部統制

2006年に日本版SOX法が成立して以降、国内でも内部統制の重要性が広く認知されるようになりました。それに伴い、ERPの内部統制機能も注目浴びるようになりました。ERPは内部統制に特化した機能を搭載しているわけではありませんが、ERPの持つ「業務を最適化するための機能」が内部統制に効果を発揮するのです。

ERPを内部統制の角度からをみると、統合データベースにおける
・データの一元管理
・申請・承認の管理
の2つの機能が有効です。これら2つの機能が情報の重複処理や漏れを防ぎ、アクセス権限と承認の正確な管理が可能になります。ERPは全世界で利用されているため信頼性も高く、有効に活用すれば内部統制を強力にサポートしてくれます。

リアルタイム経営が可能になる

変化の早いビジネス環境の中で、情報のタイムリー性は非常に重要です。ERPを導入すれば、最新の状態をリアルタイムで把握し共有することができるので、経営資源である「ヒト・モノ・カネ」についての正確な最新情報を、いつでも共有・利用できるようになるのです。つまり、ERPは経営者の意思決定を支援し、企業全体の最適化を促すといえるでしょう。

開発コスト削減

ERPを自前で開発するのは大変なので、あらかじめパッケージ化されたものを導入するのも一つの手です。パッケージのERPを導入した場合、システム構築にかかるコストを大幅に削減することができます。

在庫管理や経理関連のデータを管理するために自前でビジネスを構築する企業も多いと思いますが、それは膨大な工数を要します。ERPパッケージには、モデルとなる標準機能が豊富に組み込まれているため、自社開発した場合と比べてシステム設計・構築にかかる時間は短くなり、コストを大幅に削減できます。

また、パッケージのERPにはモジュールの追加など長期的な柔軟性・拡張性があるため、事業や組織の変化によってカスタマイズが必要になった場合でも、低コストで対応することができます。さらに、既存システムや他パッケージとの連携も容易に行えます。

ノウハウの共有

ERPパッケージの販売会社は、あらゆる業種の標準的なビジネスプロセスに関する知識・ノウハウを持っており、業種別のソリューションやテンプレートを蓄積しています。こういったノウハウの蓄積は「ベストプラクティス」と呼ばれており、成功企業のベストプラクティスを自社と比較したりビジネスに活用したりできるという点は、ERP導入の大きなメリットだといえるでしょう。そのため、多くの企業に導入実績のあるERPパッケージは、成功企業の事例を生かした有効なサービスであるといえます。

まとめ

近年、企業の様々な業務領域においてデータが利用されるようになり、その重要性にも注目が集まるようになりました。しかし、データはただ持っているだけでは役に立ちません。データを効果的に利用するためにも、「様々なデータを一元管理できる」というERPの特徴は大いに役立つでしょう。
業務を効率化し、よりよい経営方針を立てていくためにも、ERPの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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この記事を書いた人:

鈴木まい

鈴木まい

Paid学生インターン。趣味はミュージカル鑑賞です。家にスマートスピーカーを置くのが密かな夢です。

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